Video konferansın 12 avantajı ve dezavantajı

Uzaktan çalışma kalıcı ve video konferans yazılımının benimsenmesi yakın zamanda yavaşlamayacak.

Satıcılar Microsoft Teams, Zoom ve Cisco Webex gibi video konferans platformlarına özellikler sundukça, platformların maliyetleri artar ve bu birçok kuruluşun iş operasyonlarına getirdikleri faydalar nedeniyle haklı bulabilir. Ancak video konferans yazılımı dezavantajları olmadan gelmez. Yeni özelliklerin uygulanması, bazı BT liderlerini ve içerik yöneticilerini bu ürünlerin tam olarak benimsenmesini sorgulamaya zorlayan yeni zorluklar ekleyebilir.

Video konferans yazılımının avantajları


Video konferans yazılımı, iki veya daha fazla kullanıcıyı ses ve video aracılığıyla gerçek zamanlı olarak birbirine bağlayan uygulamaların ötesine geçmiştir. Kuruluşlar, FaceTime, Skype ve Facebook Messenger gibi kullanıcılara video desteği sunmak için çeşitli ücretsiz seçeneklere sahiptir. Yine de ücretsiz araçlar, ekran paylaşımı, sohbet, dosya paylaşımı, birlikte yazma ve kapsamlı güvenlik ve içerik denetimi dahil olmak üzere son kullanıcıların tüm iletişim gereksinimlerini destekleyemez. Bu gereksinimler, mevcut ürün seçeneklerini azaltır, ancak bazı popüler ürünler arasında Microsoft Teams, Zoom, Webex, GoToMeeting ve Slack bulunur.

Bir kuruluş birleşik iletişim (UC) yazılımını seçtiğinde, ücretli bir abonelik ürününün geleneksel video konferans yazılımını nasıl geride bırakabileceğini ve video ve sesin ötesinde yetenekler ve özellikler sunabileceğini görebilir.

Video konferans yazılımı, kuruluşlara aşağıdaki altı şekilde fayda sağlayabilir.

1. Artan tasarruf

COVID-19 pandemisinden önce birçok kuruluşun konferanslara, diğer işletmelere ve şube ofislerine seyahat için önemli yıllık bütçeleri vardı. İş seyahati sonsuza kadar ortadan kalkmasa da, pandemi kısıtlamaları kuruluşları müşterilerle buluşmaya ve sanal olarak konferanslar düzenlemeye zorladı , bu da video konferans yazılımının etkinleştirilmesini sağladı. Çoğu kuruluş, bu süre zarfında muhtemelen tüm seyahat bütçelerini kurtardı ve gelecekte daha az seyahat etmeye ve tasarruf etmeye devam edebilir.

Ek olarak, Zoom gibi platformlar, sınırlı sayıda kullanıcı veya sınırlı bir süre için ücretsiz toplantılar sunar; bu, seyahat etmek veya diğer video konferans ürünlerine yatırım yapmak için bütçesi olmayan küçük işletmelere fayda sağlayabilir.

2. Artan çalışan verimliliği

Video konferans özellikleri, çalışanların evden, kafeden, kütüphaneden veya ofis dışında başka bir yerden uzaktan çalışmasına olanak tanır. Bu esneklik, işe gidiş geliş saatleri veya konferans odalarına gidiş gelişler gibi çeşitli zaman engellerini ortadan kaldırır. Çalışanlar video konferans toplantılarına her yerden katılabilir. Ayrıca, bu toplantılar engelli çalışanlar, farklı eyalet veya saat dilimlerindeki çalışanlar ve farklı konumlardan potansiyel yeni işe alımlar için daha erişilebilir hale gelir.

Video konferans platformları, kullanıcıların sohbet yetenekleri, dosya paylaşımı ve görüntülü arama ile sorunları gerçek zamanlı olarak tartışmalarını sağladıklarından, çalışanlar arasındaki iletişimi de iyileştirebilir. Çalışanların sorunları tartışmak veya soru sormak için yüz yüze toplantıları beklemeleri gerekmez, böylece görevleri tamamlayabilir ve sorunları hızla çözebilirler.

3. Toplantı transkripsiyon hizmetleri

Satış ürünü sunumları, mevcut finansal performansın incelemeleri, sözleşme görüşmeleri veya çalışan incelemeleri gibi sanal toplantılar genellikle eylem öğeleri ve sonraki adımlarla sonuçlanır. Eylem öğeleri, müşteriye göndermek için bir teklif oluşturmayı veya bir çalışanın sözleşme ayarlamaları yapmasını içerebilir. Paket servisler genellikle el yazısı veya dijital notlardır. Ancak, çalışanların evden çalışması nedeniyle sık sık sanal toplantılar yapıldığında, özellikle toplantılarda çok sayıda katılımcı varsa, çalışanlar bu bilgileri yakalamakta zorlanabilirler.

GoToMeeting, Zoom ve Microsoft Teams dahil olmak üzere birçok video konferans platformu, bu sorunları önlemek için toplantı dökümü özellikleri sunar. Bu özellikler konuşulan kelimeleri metne dönüştürür ve metni toplantı katılımcılarına sağlar. Bu özellik, bir yönetici asistanının veya bir katılımcının not alma ihtiyacını ortadan kaldırabilir ve bilgileri yakalamak için tarafsız bir taraf ekler.

4. Çok dilli toplantılar için tercüme hizmetleri

Bazı iş toplantıları, uluslararası sınırları aşan kişilerin sanal olarak buluşmasını ve etkileşimde bulunmasını gerektirir. Bu toplantıların bazılarında, farklı dilleri konuşan kişiler etkileşime girebilir, bu da tartışmalar ortaya çıktığında zorluklar yaratır. Kuruluşlar, mevcut çalışanlar çok dilli değilse veya çevirinin bazı kısımlarını yanlış yorumlama riskiyle karşı karşıyaysa, maliyet ve karmaşıklık ekleyen çevirmenler kiralayabilir.

Kuruluşların çok dilli toplantıları desteklemek için çeşitli seçenekleri vardır. Microsoft Teams ve Skype, metin üzerinden iletişim kuran herkese metin çevirileri alma olanağı sunar. Ancak sanal yüz yüze görüşmelerde bu yeterli olmayabilir. Bu toplantılar için (görüntülü veya sesli) kuruluşlar, Microsoft Teams ile Azure Konuşma Çevirisi hizmetlerini kullanabilir. Bu özellik, konuşulan kelimeleri kopyalar ve katılımcıların görmesi veya duyması için gerçek zamanlı olarak tercüme eder. Bu, toplantılarda çok dilli iletişime olanak tanır ve 30’dan fazla dili destekler.

5. Dosya ve ekran paylaşım yetenekleri

Modern video konferans yazılımı , bir veya daha fazla toplantı katılımcısıyla içerik ve kullanıcı ekranını paylaşma olanağı da sunar. Çalışanlar zaman zaman ekip üyelerinden uzaktan yardıma ihtiyaç duyduğundan ekran paylaşımı kritik hale geldi.

Başka bir kullanım durumu, kullanıcıların toplantı katılımcılarına dosya veya veri görüntülemesini gerektiren içerik sunma ihtiyacıdır. Çalışanlar ayrıca gerçek zamanlı olarak veya ekran paylaşımı yoluyla ortaklaşa çalışabilir ve paylaşılan belgeler üzerinde çalışabilir.

6. Tek noktadan alışveriş ve diğer uygulamalara açılan kapı

Kuruluşlar, bir video konferans platformundaki uygulamalara erişmenin değerini anlamakta zorluk çekebilir, ancak Microsoft Teams bu erişimi sunar. Teams, UC platformu içinden diğer araçlara destek sunar , böylece kullanıcıların CRM sistemi, Microsoft SharePoint veya Microsoft Planner gibi araçlara bağlanmak için uygulamadan ayrılmaları gerekmez.

Bu yaklaşım, uygulamalar arasında geçişi azaltmak ve video konferans aracındaki uygulamalara ve hizmetlere kolay erişime sahip olmak isteyen kullanıcılara hitap edebilir.

Video konferans yazılımının dezavantajları

Video konferans yazılımının birçok avantajına rağmen, bu platformlar, özellikle içerik yöneticileri ve uyum görevlileri için kuruluşlar için hala zorluklar teşkil etmektedir.

Video konferans yazılımı aşağıdaki altı endişeyi gündeme getiriyor.

1. Kişisel etkileşim eksikliği

Video konferans toplantıları kişisellikten uzak hissedilebilir. Video etkin olsa bile, çalışanlar yalnızca ekranlarla iletişim kuruyor. Kişisel bağlantı eksikliği ve yüz yüze iletişim, çalışanların iş arkadaşlarını, yöneticilerini veya müşterilerini tanımakta ve onlarla kişisel bağlantılar geliştirmekte zorlanmasına neden olabilir.

2. Ağ bağlantısı sorunları

Ofis ayarları genellikle güvenilir ağ bağlantısına ve Wi-Fi ağının çökmesi durumunda yedekleme seçeneklerine sahiptir. Ev ağlarında nadiren yedekleme seçenekleri bulunur. Bu ağlar ayrıca ofis ağlarıyla aynı etkinlikleri (video konferans dahil) desteklemek üzere oluşturulmamıştır, bu nedenle örneğin birden fazla kişi aynı anda video konferans yapıyorsa bant genişliği nedeniyle başarısız olabilirler. Ev ağları ayrıca video veya ses gecikmesine ve aramaların kesilmesine neden olabilir.

3. Toplantıları güvence altına almak

2020’de bilgisayar korsanları, video konferans kullanımındaki artıştan yararlandı ve kaos yaratmak için toplantılara sızma ve toplantıları bozma girişimlerini artırdı. Özellikle Zoom, internet trollerinden kaynaklanan ve birçok kamuya açık toplantı kesintileri için incelemeyle karşı karşıya kaldı ve birçok BT yöneticisinin dahili toplantıların güvenliği konusunda endişelenmesine neden oldu.

Bu olaylardan sonra güvenlik daha çok ön plana çıktı. Birçok video konferans uygulamasında, toplantılara ve bekleme odalarına erişmek için parolaların kullanılması gibi yalnızca yetkili katılımcıların özel iş toplantılarına katılabilmesini sağlayan güvenlik önlemleri vardır, bu nedenle konukların, organizatörün onayı olmadan bir toplantıya otomatik olarak katılmasına izin verilmez. Bu özellikler, bazı önemli güvenlik endişelerinin giderilmesine yardımcı olmuştur .

4. Kanun ve yönetmeliklere uymak

Uyum açısından bakıldığında, kuruluşlar, farklı eyalet yasaları nedeniyle, tüm katılımcıların onayı olmadan bazı toplantıların kaydedilmesinin yasa dışı olabileceğinden endişe duymaktadır. Bunu ele almak için Microsoft Teams ve Zoom, toplantının kaydedildiğini onaylamak için sesli duyurular sunar. Bu işlevsellik yapılandırılabilir.

Kuruluşlar ayrıca kayıtlı içeriğin saklanması ve arşivlenmesi sorunuyla da mücadele etmelidir . Örneğin sağlık kuruluşları, duruma bağlı olarak hasta verilerini yedi ila 12 yıl arasında herhangi bir yerde saklamalıdır. Sağlık kuruluşları da bu verileri HIPAA düzenlemelerine uygun bir şekilde depolamalıdır.

5. Yeni oluşturulan verileri düzenleme

Kayıtlı toplantılardan yeni oluşturulan içerik, kuruluşlar kullanıcılara sunulan bilgileri konsolide edip sınıflandırdıkça yeni zorluklar ortaya çıkarmaktadır. Bazı video kayıtları eğitim içeriğinin bir parçası olabilir, diğer kayıtlar proje incelemeleri olabilir ve diğerleri ekip toplantıları olabilir. İçerik türünden bağımsız olarak içerik yöneticileri , bilgilerin güvenli ve çalışanların ihtiyaç duyduğunda kolayca erişilebilir olmasını sağlamak için veri yönetimini planlamalı ve tanımlamalıdır.

6. Politika oluşturma

İçerik yöneticileri, yeni içerik türleri ve kaynakları etrafında plan yapmalıdır. İçerik yöneticileri yeni ilkeler oluşturmalı, ardından bu ilkeleri toplantılardan yeni oluşturulan video, ses ve metin dosyalarına uygulamalı ve uygulamalıdır.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir